Переход на новую версию программы 1с. О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. Загрузка собственных специалистов текущей работой

Почему такое случается?

Для того, чтобы программный продукт оставался полезным для вас Фирма 1С постоянно вносит обновления, добавляет новые возможности, учитывает ваши пожелания.

Но наступает момент, когда новые решения невозможно воплотить в старой редакции. Для реализации всех новых механизмов и возможностей разработчики создают "новый формат" программы и прекращают поддержку предыдущей версии.

Как узнать о выходе новой редакции?

А также на нашем сайте или из нашей информационной рассылки по электронной почте.

информационная
рассылка

Что значит «прекращена поддержка»?

Прекращение поддержки означает, что программный продукт не будет соответствовать новым изменениям в законодательстве, не будет развиваться дополнительный функционал, а значит, ведение учета в программе будет неверным, сдача отчетности из программы будет невозможна и многие удобные возможности не будут использованы.

Когда нужно переходить?

Фирма 1С заранее предупреждает о грядущих изменениях, и у пользователей программ есть год, а то и больше. Лучше всего планировать переход на новую редакцию заблаговременно – это поможет вам полноценно освоить новую программу, без спешки разобраться во всех тонкостях ведения учета, обучить сотрудников и без паники приступить к работе в новом отчетном периоде.

Как переходить?

Возможны разные варианты перехода – при желании пользователь может сделать это самостоятельно, скачав на сайте 1С необходимое обновление (дистрибутив). А можно воспользоваться помощью специалистов. Каждый из вариантов имеет свои особенности. Самостоятельный переход подходит не каждому, поскольку есть большая вероятность перенести не все данные, либо перенести некорректно, получить много ошибок и совсем запутаться. Переход с помощью специалиста гарантирует качественный перенос данных, кроме того, при возникновении вопросов всегда можно обратиться за помощью.

Сколько это стоит?

Стоимость зависит от многих факторов:

• типовая или доработанная конфигурация 1С;
• количество информационных баз данных;
• объем переносимых данных;
• корректность ведения учета пользователями;
• соблюдение методологии ведения учета.

Наши менеджеры рассчитают оценку стоимости перехода, исходя из условий конкретно по вашей организации.

Что будет, если не переходить на новую редакцию программы?

Как уже было сказано выше, программа, оставшаяся без поддержки, перестает быть актуальной.

Вы по-прежнему сможете использовать программу, но при этом не будет происходить обновление форм регламентированной отчетности, изменение государственных значений, в связи с чем составление отчетности вызовет большие затруднения.

Поставили задачу перейти на новую программу? И сохранить при этом накопленные данные?

В этой статье я расскажу - как организовать процесс перехода на новую программу так, чтобы не пришлось увольняться.

Самые распространенные заблуждения

1. Перенос данных, настройку, сверку выполнял программист или системный администратор. Другие сотрудники (руководители направлений, бухгалтеры, кадровики и др.) в процессе переноса не участвовали («некогда», «много работы», «ты и так знаешь как мы работаем»).
2. Сразу же после переноса начали вести учет в новой программе.

Претензии в обоих случаях, как правило, однотипны - «программа сырая», «не подтягиваются данные», «все приходится делать руками», «что ты за программист».

Перенос данных - это всегда проект! И поэтому подходить к нему нужно так же, как и к любому другому проекту - планировать этапы, контролировать их выполнение и результаты.

Предварительные действия

Самый лучший проект перехода на новую программу - когда о его результатах известно еще до самого переноса данных.

Изучите возможности новой программы. Вы должны заранее знать, чего можно от нее ждать. Пользуйтесь документацией, материалами с сайта информационно - технологического сопровождения, тематическими форумами.

Опишите методики отражения хозяйственных операций в текущей программе. При этом используются типовые механизмы или они основаны на доработках? Можно реализовать эти методики в новой программе без внесения изменений? Если изменять, то что - методику или планировать доработки?

Проверьте, поддерживает ли новая программа ваше «железо», операционные системы, другое программное обеспечение. Составьте список на обновление.

Если составлен список обновлений (ОС, ПО, железо) - выберите поставщиков, согласуйте спецификации, запланируйте и утвердите бюджет.

Выберите инструмент перехода . Если используются решение стороннего разработчика - изучите его документацию, проконсультируйтесь по возможности внесения необходимых Вам доработок, исправлений, сроках и расписании работы службы техподдержки.

Подготовьтесь к неизбежному

Обновите железо, операционные системы, прочее программное обеспечение.

Обучите пользователей (и обучитесь сами) работе в новой программе. Особенное внимание - методикам отражения ваших хозяйственных операций. Только еще приступая к работе с новой информационной базой, ваши пользователи уже должны уметь их учесть.

Подготовьте краткие инструкции по отражению хозяйственных операций в новой программе для тех методик учета, которые планируется использовать. Если прежние методики не поддерживаются - разработайте новые.

Выберите время для переноса . Самое удобное время - это начало нового финансового и налогового периода. Особенно - для программ, предназначенных для расчета заработной платы. Особенно - в целях корректного составления формы 6-НДФЛ (для программ, предназначенных для расчета зарплаты и кадрового учета). При выборе времени обязательно учитывайте, поддерживается ли производителем ваша текущая программа. Переход крайне желательно запланировать до завершения поддержки.

Для консультаций, настройки системы обязательно привлекайте ключевых сотрудников - руководителей направлений, бухгалтеров, работников кадровой службы и др. Они - ваши помощники. Именно от их заинтересованности в результатах проекта зависит, как программу будут воспринимать другие пользователи.

В первую очередь составьте список тех, кто будет:

1. Переносить данные (разрабатывать инструменты перехода, если используются сторонние инструменты - контактировать с разработчиком решения, обеспечивать поддержку).
2. Выполнять настройку системы (отдельных участков, разделов).
3. Готовить необходимые данные (если в текущей системе они не хранятся).
4. Отвечать за железо, программное обеспечение .

Обязательно согласуйте с руководителем проектную команду и перечень работ, разработайте план - график их участия в проекте.

Помните, только лишь один программист, системный администратор (непосредственно выполняющий переход) не может и не должен отвечать за успешность проекта в целом. Перенос данных (особенно больших данных) - всегда командная работа.

Составьте план «Б» . Всегда должна оставаться возможность вернуться на старую программу или работать в новой, но в другом режиме, если что-то пойдет не по запланированному сценарию.

Переносы данных и все, что с ними связано

Подготовьте прежнюю программу - обновите, удалите помеченные объектов, найдите и исправьте ошибки, пересчитайте итоги.

Тестовые переносы

Проведите тестовые переносы данных. Ваша цель - добиться сопоставимости перенесенных данных. Обязательно учитывайте разницу в архитектуре программ. Далеко не все данные можно сопоставить «лоб в лоб». Составьте список отчетов для проверки.

Дайте пользователям возможность поработать в тестовой базе. Они освоятся в новой программе, сверят перенесенные данные, введут новые документы и проверят их работу, получат нужные отчеты. Результат переноса устроил - согласуйте настройки, зафиксируйте договоренности на бумаге.

Составьте сценарий своих действий при переносе данных, чтобы ничего не забыть и сэкономить время.

После того, как в результате тестовых переносов данных удалось добиться сопоставимости результатов, переходите к финальному переносу.

Финальный перенос

Заранее известите пользователей о дате и времени проведения работ по переносу данных, если возможно - запретите на это время вход в прежнюю программу.

Выделите необходимые ресурсы . Внезапно окончившееся место на жестком диске или отключение электричества значительно уменьшают шансы уложиться в заранее согласованные сроки.

Перенесите данные и выполните заключительные действия - создайте и настройте пользователей, назначьте группы и шаблоны доступа, подключите программу к интернет-поддержке, загрузите базовые классификаторы, настройте программу по заранее согласованным договоренностям.

Запретите ввод данных текущего периода в прежнюю программу.

Первое время после переноса

Будьте готовы к неожиданностям. Каким бы продуманным и хорошо организованным ни был проект перехода на новую программу, почти всегда находятся мелочи, которые забыли учесть, вовремя не обратили внимание и т. п.

Продолжайте развивать план «Б» - планируйте параллельную работу 2-х систем или возможность вернуться на прежнюю.

И в заключение…

1С:Бухгалтерия редакция 3.0, в отличие от 2.0, работает на "Управляемых формах".

"Управляемые формы" - это новый подход к построению интерфейса программы, её взаимодействию с пользователем и работе через сеть.

Становится возможным режим работы в котором на компьютере пользователя происходит только ввод и отображение информации, а всё остальное делает другой компьютер (сервер).

Возрастает скорость работы и появляется возможность заходить в 1С через браузер или .

Обязательно ли переходить?

Да, согласно информационному письму 1С "О замене редакции 2.0 на редакцию 3.0" такой переход будет обязательным начиная с 20xx года ( к слову сказать, прекращение поддержки редакции 2.0 переносят уже не первый год, но есть мнение, что эта поддержка рано или поздно всё же будет прекращена ).

Итак, по имеющейся на данный момент информации:

• 1С:Бухгалтерия редакция 2.0 будет поддерживаться до конца 1 квартала 20xx года в объеме необходимом для сдачи годовой отчетности за 20xx год. Это и изменения в законодательстве и, конечно же, регламентированная отчетность.
• Но вот отчетность за 1 квартал 20xx года придется сдавать уже в новой редакции, так как изменения в законодательстве и новые комплекты отчетности за 20xx год будут реализовываться только для редакции 3.0.

В общем никто сейчас не знает - сколько ещё будет поддерживаться вторая редакция

Насколько просто будет перейти на новую редакцию 3.0?

Вообще говоря, переход на 1С:Бухгалтерия 3.0 с редакции 2.0 выполняется как простое обновление базы, к которому мы и так уже давно привыкли. Ведь именно с такими обновлениями у нас в программе появляются новые комплекты регламентированной отчетности.

Процесс обновления по шагам расписан ниже.

Относительно простым такое обновление будет для пользователей у которых конфигурация полностью типовая, то есть не дорабатывалась в конфигураторе. В этом случае с обновлением справиться любой достаточно грамотный пользователь. Если же конфигурация нетиповая, то нужно обращаться к специалисту.

С какими трудностями придется столкнуться после перехода?

1. Если вы пользовались какими-то внешними обработками или отчетами, то в новой редакции все они перестанут работать. И вам нужно будет новые версии этих обработок для управляемого интерфейса.
2. Если ваша старая редакция дорабатывалась через конфигуратор, то все эти доработки придется повторить для редакции 3.0.
3. Новый, непривычный интерфейс. В целом приемы работы повторяют редакцию 2.0, но есть много нового. В разделе я постараюсь выкладывать информацию по приемам работы в 1С:Бухгалтерия 3.0. за новостями.

Процесс перехода с редакции 2.0 на 3.0 по шагам

Ручной способ

6. Система подберет подходящую версию 1С:Бухгалтерия редакция 3.0, на которую вы можете перейти с двойки. Нажмите кнопку "Далее".

7. Дождитесь пока 1С скачает все файлы обновления с сайта.

8. Выберите пункт "Да, перезапустить 1С:Предприятие" и нажмите кнопку "Далее".

9. Теперь нужно ждать пока происходит обновление. Это очень долгий процесс. Может и пол часа обновлять, может и полтора часа. Тут и от мощности вашего компьютера зависит и от размера базы.

10. После обновления запускается уже новая версия 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).

11. Вновь окно с обновлением - программа производит подготовительные действия после перехода на новую редакцию.

12. Готово! Поздравляю, вы перешли на новую редакцию 1С:Бухгалтерия 3.0.

Но не всегда и не у всех всё проходит гладко. В случае неудачного обновления - программа автоматически сделает откат на прежнюю версию. Но, на всякий случай, у вас всегда должна быть под рукой резервная копия , сделанная перед обновлением.

Перед тем как перейти на 1С, нужно, в первую очередь, понять зачем это нужно. Все-таки вы привыкли работать с другим ПО, и оно вас устраивает. Правда, в этом умозаключении есть одно «но»: чтобы бизнес стал конкурентоспособным, он должен развиваться, эволюционировать и опережать конкурентов.

Причем здесь 1С? Очень просто, ваши рыночные оппоненты уже давно поняли преимущества распространенной программы в РФ и применяют их для улучшения своей работы. А вы? А вы этого скорее всего не делаете.

• если у вас несколько юридических лиц, то вы можете вести учет в одной программе
• тот же плюс и при применении различных систем налогового учета - бухгалтер может формировать отчеты и рассчитывать налоги в одной базе
• с помощью 1С легче соблюдать положение по бухгалтерскому учету 18-02
• вы можете вести учет товаров по партиям
• 1С справляется с огромными массивами информации быстрее, и бухгалтерия формирует отчеты, тратя меньше времени, чем при работе с другой программой

Вывод таков: при работе с 1С у сотрудников уйдет меньше времени на рабочие процессы, а систему они смогут настроить под себя.

Какие еще «примочки» предлагает производитель 1С для бухгалтеров?

• вы сами имеете возможность настроить столбцы, кнопки и иконки интерфейса программы
• 1С в автоматическом режиме выстраивает рабочие документы
• ПО собирает нужную для пользователя информацию в одном окне
• сервис проверит отчет, сформированный для налоговой, и порекомендует правки, которые стоит внести в документ
• при заполнении данных контрагента вы не ошибетесь - программа этот вопрос контролирует
• форму отчетность бухгалтер настраивает по собственному желанию благодаря специальному инструментарию
• пользователи распределяют побочные расходы по своему усмотрению

Благодаря столь внушительным преимуществам программой пользуются всё больше компаний. И даже в том случае, если вы выбрали для начала работы другое ПО, то всегда можете перейти на платформу 1С.

Правда, переход с 1С на другую программу весьма сложен, впрочем, как и смена одной конфигурации «1С:Предприятия» на другую.

Поэтому при этой операции правильнее будет обратиться к специалисту, чем пытаться самостоятельно переустановить программу.

Помощь позволит осуществить переход без остановки работы предприятия и без программных ошибок, которые вполне могут испортить жизнь не только бухгалтерии, но и всей компании.

Как осуществить переход на 1С с других программ?

Чтобы перенести учет компании на иное ПО необходимо не только установить новую программу, но и перенести существующие данные за предыдущие периоды из старого программного обеспечения.

А для того, чтобы процедура прошла без потери информации нужно составить определенный порядок действий и неукоснительно выполнять его последовательность. При этом для конкретного предприятия нужно создать свой план перехода, потому как универсального решения не существует.

Какие нюансы влияют на последовательность действий при переустановке ПО?

1. Старт работы на новом ПО
2. Необходимость настройки конфигурации под ваши нужды
3. Важность переноса операций за предыдущие периоды на новую базу

Именно поэтому есть множество вариантов развития ситуации при смене программы. Сейчас мы разберем каждый из них.

Переход на 1С с 1 января и со сведенными остатками

Этот вариант - идеальный для плавной смены ПО. Но он встречается крайне редко, поскольку в этом случае нужно, чтобы все операции предыдущего года были завершены: например, получены счета-фактуры с контрагентов, сведены цифры в отчетах, рассчитаны налоги и иные платежи. Как вы сами понимаете, такая ситуация случается редко, все-таки обычно поставщики и клиенты начинают сверку в последних числах января и только в это время удается собрать все «хвосты».

Но тем не менее в небольших компаниях он применим. Поэтому программисту остается только сменить конфигурацию и перенастроить под нужды компании. Далее вы просто переносите данные из справочников и со счетов юрлица в новую базу и можно работать.

Другие ситуации уже требуют особого подхода. Например, такие как:

1. Смена ПО с 1 января, но с оставшимися «хвостами» с предыдущего периода. В этом случае, программисты предлагают вести учет параллельно в двух программах и постепенно переводить работу предприятия на новую платформу. Задача, которая стоит перед бухгалтерией - свести остатки в старой программе и постепенно перевести сведенные цифры на только, что установленную.

2. Переход на 1С в середине отчетного периода. В подобной ситуации лучше все-таки начинать процесс с нового квартала или первого числа месяца, для сохранения корректности учета. В новое ПО переносят данные с прошлых периодов и с текущего года, а также операционные процессы за нынешний период. Поскольку объем данных большой, лучше уточнить у программиста сервис для переноса данных.

3. Свод данных из разных баз в единую систему. Бывают ситуации, когда учет каждого юрлица ведется в отдельной программе, такой вариант неудобен ни вам, ни сотрудникам, поэтому назревает решение перевести информацию с разных баз на одну платформу.

И это далеко не весь перечень случаев перехода на другую учетную программу, поэтому важно проанализировать конкретный случай, составить список действий и четко следовать ему. При этом ваши сотрудники принимают непосредственное участие в процессе, а значит, исполнитель обязан суметь координировать общие действия так, чтобы программа была установлена корректно, перенесены необходимые данные и сформированы правильные остатки. Помните, что от успеха этого предприятия зависит работа вашей компании.

Наш ответ конечно - «Да»!
Согласно японской мудрости, «если ты не становишься лучше, ты становишься хуже». Это особенно актуально в условиях постоянно растущей конкуренции на рынке.

Основные преимущества 1С:Предприятие 8 для предприятия в целом:

• Ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе.
• Все системы налогообложения доступны в одной базе .
• Контролировать выполнение требований ПБУ 18/02 теперь намного проще.
• Партионный учет .
• Отчеты строятся быстро , за счет технологии обработки больших массивов данных.

• Индивидуальная настройка инструментов, колонок и панелей
• Автоматическое формирование последовательности документов
• Планировщик отчетности
• «Монитор бухгалтера» - вся актуальная для вас информация на одном экране
• «Экспресс-проверка ведения учета» - поиск ошибок за вас до документа и проводки и рекомендации по их устранению
• Контроль заполнения реквизитов - не позволяет ошибаться!
• Существенное расширение функционала для сложных случаев ведения учета
• Косвенные затраты - распределение по вашему желанию.
• Множество приятных мелочей для работы бухгалтера

Организация перехода включает построение алгоритма переноса данных и выбор инструментов для реализации этого алгоритма. Полностью универсального порядка действий, подходящего для любого предприятия не существует. Можно выделить следующие факторы, влияющие на алгоритм перехода: время начала ведения учета в новой программе, наличие доработок в текущей версии вашей конфигурации, необходимость сохранить историю хозяйственных операций за прошлые периоды. В зависимости от сочетания перечисленных факторов, стратегия переноса данных может быть различной. Наиболее интересными для рассмотрения являются проекты перехода, если они включают процессы переноса бухгалтерских остатков. Поэтому в данной статье мы всесторонне рассмотрим проект перехода на новую платформу в отношении конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Совет от компании RG- Soft: Начинать работать в новой программе учета лучше всего с 1-ого января нового года. Связано это с тем, что большинство налогов рассчитывается нарастающим итогом. Следовательно, чтобы не изобретать средства корректного переноса накопленных итогов, старайтесь привязать начало работы в программе к началу отчетного периода по налогам. Разумеется, можно начинать работу и с начала квартала и даже с начала следующего месяца, но такой переход традиционно влечет за собой более значительные затраты.

Давайте разберем самые распространенные ситуации.

1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе сформированы правильные остатки на счетах.

Этот вариант чрезвычайно прост и понятен, однако на практике применим редко. Сформировать правильные остатки в старой программе непосредственно к началу работы в новой программе возможно лишь в ряде небольших компаний и то при условии, что вся «первичка» за прошедший период предоставлена и внесена в программу. Чаще всего закрытие старых сделок прошлого периода в программе производится к моменту сдачи отчетности по НДС (20 января), а в отдельных случаях этот процесс может растянуться и на более длительный срок. Возникает вторая распространенная ситуация.

1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе нет правильных остатков на счетах.

В зависимости от обстоятельств, в данной ситуации также можно действовать различными методами. Суть этих методов сводится к работе в двух программах одновременно. Во время «переходного периода» сотрудникам приходится закрывать прежние сделки в старой программе и начинать вносить документы по новым сделкам в новую систему. Наглядно данная ситуация отображена на рисунке 1. Наличие такого периода в проекте перехода является стандартной практикой, и пугаться его нет причин. Чтобы преодолеть данный период с наименьшими потерями можно пользоваться следующими стратегиями.

• Перенести остатки «как есть» на начало года и вести учет на основе этих данных, как и в первой предложенной ситуации. По крайней мере, в программе будет информация об остатках средств и количестве товаров на складах. Однако, как только верные остатки в «семерке» будут получены, необходимо незамедлительно скорректировать их «задним числом» и в «восьмерке».
• Альтернативным вариантом является отказ от переноса некорректных остатков и внесение первичных документов по новым сделкам в «восьмерку» без последующего их проведения. В таком случае не важно, есть в программе остатки или нет, непроведенные документы никаких движений по счетам не сделают. Так нужно действовать до получения корректных остатков в 1С:Предприятие 7.7. Далее полученные остатки переносятся в новую программу на начало года. Завершающим шагом становится последовательное проведение внесенной в новую программу за переходный период «первички» при помощи встроенной обработки «Групповая обработка справочников и документов».

1. Переход осуществляется с середины года с типовой конфигурации.

• Начать работу если не с начала года, то хотя бы с начала квартала.
• Перенести остатки на начало года.
• Перенести все первичные документы за текущий отчетный период (год) в новую систему и восстановить данные бухгалтерского и налогового учета с помощью групповой обработки справочников и документов.

Поскольку даже за один квартал в компании может формироваться несколько тысяч документов, мы также советуем Вам воспользоваться автоматизированными средствами переноса данных.
Такими средствами могут быть:

1. Типовое решение «1С:Конвертация данных». Данный программный продукт можно использоваться для переноса информации между любыми конфигурациями на платформе 1С. В нашем случае, для выгрузки документов из 1С:Бухгалтерии 7.7 в 1С:Бухгалтерию 8.
2. Нетиповые разработки фирм Франчайзи. У многих компаний, в том числе и у нашей, существуют отработанные методики для решения данной задачи, что позволяет существенно сократить время и бюджет работ по переносу данных.

1. Переход с типовой конфигурации с дополнительным переносом документов прошлого периода.

Реализовать такой перенос возможно с использованием тех же механизмов, что и в предыдущей ситуации. Отличием данного процесса является отсутствие необходимости переносить все документы, можно ограничиться переносом только нескольких видов документов, а остатки по остальным счетам вводятся через стандартные обработки. При этом дополнительные перенесенные документы обычно оставляют непроведенными.

Совет от компании RG- Soft: Хотя документы за прошлый период перенести из старой программы в новую возможно, такой перенос приводит к заметному увеличению размеров базы, а следовательно и размеров обрабатываемых таблиц. Это в свою очередь может спровоцировать замедление работы системы. Поэтому использовать этот вариант перехода без крайней необходимости не следует. Перенесенные из прошлых периодов документы рекомендуется оставлять непроведенными, чтобы содержащаяся в них информация не влияла на текущую бухгалтерскую и налоговую отчетность. Используйте документы прошлого периода только в качестве справочной информации.

1. Переход с нетиповой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 7.7.

• Если конфигурация изменена незначительно и в основных механизмах похожа на типовое решение 1С, можно как и в предыдущих вариантах воспользоваться типовыми средствами перехода. Потребуется лишь настроить или незначительно доработать их под Вашу программу. Пожалуй самым испытанным и надежным средством является упомянутая уже «1С:Конвертация данных». Данный инструмент потребует от пользователя определенных навыков работы, однако с его помощью возможно организовать автоматизированный перенос объектов между конфигурациями. В данной ситуации это справочная информация и документы, если необходимо.
• Если за годы использования конфигурация переработана коренным образом, то настройка типовых инструментов переноса может оказаться более трудозатратной, чем написание собственных обработок для этих целей. Аналогичная ситуация возникает и в случае организации перехода с программы учета, не связанной с платформами 1С. Осуществить такой переход тоже возможно, но заранее придумать универсальный обмен не получится. В каждом конкретном случае нужен индивидуальный подход к проблеме.

Многофирменный переход.

Из-за отсутствия механизма многофирменного ведения учета, многим предприятиям приходилось вести одновременно несколько баз в 1С:Предприятие 7.7. Так как в восьмой версии эта проблема решена, возникает задача соединения нескольких баз в одну в рамках проекта переноса данных. При этом каждая из баз семерки может обладать своими особенностями. Используя методики, приведенные выше, Вы сможете наладить взаимодействие с каждой из баз в отдельности. Однако возникает ряд подзадач, характерных именно для этого случая.

• Унификация документов, относящихся к той или иной организации. Данная проблема легко решается с использованием механизма префиксов. Каждой организации, зарегистрированной в программе, присваивается свой буквенный префикс. Данный префикс прибавляется к номеру документа, тем самым обеспечивая уникальность номеров.
• Контроль задвоения элементов справочников. При переносе данных из нескольких информационных источников в единую информационную систему может возникнуть ситуация, когда одинаковые элементы справочников, например, один и тот же контрагент в новом справочнике будет повторяться несколько раз. Поэтому после переноса данных необходимо выполнить процедуру сравнения и объединения дублирующихся элементов справочников.

Какие проблемы могут возникнуть?

Распланировав заранее все шаги по переходу, Вы сможете избежать многих проблем, но это еще не все, что нужно для достижения успеха. Существует также ряд специфических особенностей, которые обнаруживаются уже на этапе реализации проекта. Ниже приведены несколько факторов, с которыми сталкиваются многие компании при организации работ по переходу.

Исходные данные

Прежде всего, это самые разнообразные «ляпы» пользователей, допущенные при внесении данных в базу. В общем случае, однозначная идентификация объекта возможна по реквизитам ИНН и КПП. В семерке оба этих значения хранились в одном реквизите ИНН/КПП, и никаких проверок правильности введенных в этот реквизит данных не было. Возможно было ввести и меньше цифр, и разделитель поставить не в том месте, и ввести совсем абстрактные ИНН (иногда встречаются и такие: 22222222223). Типовой перенос, при формировании справочника контрагенты разделяет ИНН и КПП простым отсеканием нужного количества символов. Поэтому в реквизиты новой базы может быть записаны абсолютно некорректные данные. Конечно же, верная идентификация объектов при переносе по таким данным весьма затруднительна.
Другая проблема — полное отсутствие единого формата занесения данных. Каждый пользователь может ввести наименование так, как ему самому больше нравится. Представим, что в одной семерочной базе пользователь, заполняя реквизит «Наименование» контрагента, написал «УК вымпел», а в другой семерочной базе этот же контрагент указан как «Управляющая компания «Вымпел»». В такой ситуации автоматическая обработка никак не сможет понять, что это один и тот же контрагент и перенесет его в восьмерку дважды. Работать дальше в такой базе будет сложно, так как часть сальдо будет на одном элемента, вторая часть на другом.

Различия конфигураций

Еще одна группа ошибок переноса обуславливается технологическими различиями конфигураций. Некоторые хозяйственные операции отражаются в 1С:Предприятие 7.7 несколькими видами документов, а в 1С:Предприятие 8 одним. Например, поступления и материалов и товаров отражается в новой программе одним документом, а в старой - двумя. Таким образом, при попытке переноса документов «Поступление материалов №22» и «Поступление товаров №22» возникает ошибка контроля уникальности. Поскольку запись двух документов с одним номером в заданном периоде невозможна, необходимо искусственно вносить в них отличия и система внесения этих отличий оговаривается заранее. Например, данная проблема решается прибавлением дополнительного префикса к номеру загружаемого документа.

Для каждой особенности документа этот префикс выделяется отдельно. Это может быть характеристика базы, из которой загружаются документы или вид документа, из которого произведена загрузка. Вот пример формирования такого префикса. База филиала в Красноярске дает префикс «КР». Вид документа «Поступление материалов», из которого производится загрузка, дает префикс «М». Так, если номер документа в семерке был 00000031, то восьмерочный номер будет следующим:
«КР» + «М» + «00000031» = «КРМ00000031»

В результате в базу запишется номер, который будет являться уникальным.

Технические проблемы

Ошибки переноса данных могут возникать и из-за технических особенностей платформы 1С:Предприятие. Скажем, стандартный механизм поиска по наименованию не отличает большие буквы в наименовании элемента справочника от маленьких. При использовании этого механизма возникает путаница.

Например, в базе есть два контрагента «м-видео» и «М-Видео». При поиске контрагента «м-видео» система найдет «М-Видео». В результате получится неправильно заполненный документ. Данная ситуация отображена на рисунке 2.

Необходимо также обратить внимание и на саму избираемую методику переноса данных. Описанный выше пример с задвоением контрагентов, при переносе из баз филиалов компании может и не оказаться задвоением на самом деле. У компаний, работающих в разных городах, вполне могут быть и контрагенты, также работающие в разных городах.

Филиал компании «М-Видео» в Нижнем Новгороде и сама компания «М-Видео» в Москве в базах совершенно правомерно могут называться абсолютно одинаково. Чтобы избежать подобной путаницы, нужно выбирать методику переноса заранее. В нашем примере можно разделять контрагентов по разным группам справочника в зависимости от базы-источника. Выбор такой методики повлияет и на механизмы загрузки данных.

Комбинирование методов идентификации данных

Описанные выше способы решения возникающих проблем также могут оказаться недостаточно универсальными. При переносе данных очень важно уметь комбинировать методы, используемые в инструменте переноса. Например, большинство элементов справочников мы идентифицируем по наименованию.

Вместе с тем, при переносе документа «Принятие ОС к учету» такой способ даст нежелательные результаты в случае, когда производится ввод ряда мелких однотипных основных средств (канцелярские принадлежности, мебель и др.), отличающихся лишь инвентарным номером. В каждом документе принятия к учету будет указан один и тот же объект. А принятие одного объекта к учету несколько раз невозможно. Поэтому очень важно предусмотреть возможность настраивать используемое средство переноса данных. В таком случае мы просто укажем, что поиск ОС нужно вести по инвентарному номеру (коду).

Совет от компании RG- Soft: Самостоятельный переход между платформами 1С:Предприятие — решение непростое, но в определенных ситуациях самое правильное и экономичное. Если же Вы не уверены, что сами сможете преодолеть все возможные трудности, воспользуйтесь услугами фирм-франчайзи. Наша компания реализовала множество подобных проектов и создала вполне определенную «методику успешного переноса».

Методика успешного переноса

Основными критериями оценки любого проекта являются время, бюджет и соответствие требованием заказчика. Разберем подробнее каждый из параметров и способы учета их влияния на результат.

• Время.

• Сформируйте и проведите все необходимые документы за прошлые периоды (Закрытие месяца, Записи книги продаж, Записи книги покупок). Это необходимо для правильного формирования остатков на дату переноса. Выполнение этих операций в процессе перехода только удлиняет переходный период.

• Если планируется использование внешних обработок, нужно выделить время на их написание и тестирование до начала переходного периода. Нашей компании неоднократно приходилось писать такие обработки и на основе полученного опыта мы создали собственное решение для переноса документов. Поэтому на новых проектах переноса мы не тратим время и бюджет на написание новых обработок, а лишь настраиваем свой инструмент переноса под особенности конкретного клиента.

• Примите меры по заблаговременному обучению персонала особенностям внедряемого нового продукта. Это позволит сократить период «привыкания» пользователей к новому интерфейсу, а следовательно и позволит в более сжатые сроки перейти на новую платформу.

• Бюджет.

• Располагать и постоянно дорабатывать собственные средства обмена данными в различных форматах. Таким образом, мы учитываем опыт прошлых переносов и не тратим лишние средства на повторное написание похожих механизмов.

• Привлекать к работе на проекте только опытных сотрудников. Статистика по прошлым проектам показывает, что если возникают какие-либо сложности, то «бывалый» специалист быстрее справляется с поставленной задачей.

• Знать как можно больше информации о типовых средствах и их функционале. Использование типовых средств переноса или незначительная их доработка/настройка также способствует минимизации ваших затрат.

• Понимать механизмы учета в различных версиях программы. Если в рамках проекта потребуется реализация дополнительного функционала, это повлечет дополнительные затраты только на разработку, но не на изучение.

• Соответствие требованиям заказчика.

Вы еще думаете? Другие уже работают!

В настоящее время компаний, работающих с использованием 1С:Предприятие 7.7 по-прежнему остается достаточно много. Это связано с такими факторами как непонимание преимуществ новой платформы, нежелание учиться новым технологиям, опасения встретить большое количество трудностей при переходе. На примере 1С:Бухгалтерии мы постарались обосновать, что большинство этих причин не такие уж существенные. В рамках одной статьи трудно разобрать особенности переноса для любой конфигурации, однако нерешаемых проблем не может возникнуть ни в одном из случаев. На всем протяжении своей деятельности мы помогаем своим клиентам справиться с любыми проблемами, связанными с внедрением программ на платформе 1С:Предприятие 8. Если Вас заинтересовал вопрос перехода или у Вас есть какие-либо другие вопросы, касающиеся платформы 1С:Предприятие 8 и конфигураций, созданных на ней — мы к Вашим услугам!